Tijd en kosten besparen met content governance: Zo pak je het aan
Een rommelig cms, dubbele content en 404-meldingen. Iedere contentmanager, copywriter of online specialist heeft er ongetwijfeld weleens mee te maken.
Met content governance voorkom je problemen op het gebied van contentorganisatie en bespaar je tijd. Maar misschien nog wel belangrijker: je bepaalt de standaard en doelen van jouw content. In dit artikel lees je hoe content governance werkt en op welke manier je het kunt inzetten voor jouw organisatie.
Content governance: wat is dat ook alweer?
Content governance is een methode om je content en cms te onderhouden. Hierbij beheer je content volgens bepaalde regels. Het is dus óók een belangrijk onderdeel van je contentstrategie. Met content governance ga je onduidelijkheden uit de weg en blijft je cms netjes. Zo versnel én optimaliseer je het volledige contentproces, van idee tot livegang. Welk cms je ook gebruikt.
In content governance staat:
- hoe de werkprocessen voor het beheer van de website verlopen
- wie er verantwoordelijk is voor welke content
- wat de standaarden zijn voor goede content
Stap 1. Bepaal je doelen
Oké, laten we beginnen bij het begin. Om het maximale uit content governance te halen, is het goed om te bepalen wat je er precies mee wil bereiken. In feite leg je hier de ‘waarom’ van elke regel of overeenkomst vast.
Stel, een van je doelen is je content beter aan te laten sluiten op de klantvraag. Dan zul je je huidige pagina’s periodiek moeten beoordelen. Kun je op basis van data stellen dat pagina X totaal niet aansluit op de klantvraag? Dan kun je concluderen dat een pagina – of contentdeel – niet meer voldoet en dus verwijderd kan worden.
En omdat je deze doelen vastlegt én onderbouwt in je content governance, sta je sterk tegenover contenteigenaren en stakeholders.
Stap 2. Bekijk je huidige workflows en systemen
Er zijn diverse tools en modellen op de markt die je helpen bij het halen van je contentdoelen. Denk bijvoorbeeld aan een tool in het cms die elk kwartaal meldt dat je een pagina moet checken. Maar stel jezelf, voordat je (weer) een nieuwe tool aanschaft, de volgende vragen:
- wat is de meerwaarde van een tool?
- wat moet deze oplossen?
- wie moet er mee werken?
- wat is er al beschikbaar en wat zijn de functionaliteiten?
Stap 3. Leg beleid en processen vast
Nu je weet wat je doelen zijn en welke tools je daarvoor nodig hebt, begin je met het maken van je contentbeleid. Dit is een plan waarin je rollen en verantwoordelijkheden, kwaliteitseisen, regels en richtlijnen vastlegt. Bijvoorbeeld hoe de lifecycle van een pagina eruit ziet, van opbouwen tot archiveren. Of welke stappen je neemt om een pagina te optimaliseren.
Stap 4. Wijs verantwoordelijkheden toe op basis van skills
Elke afdeling of rol heeft binnen content governance zijn eigen verantwoordelijkheden en planning. Maak hierbij een duidelijk onderscheid tussen rollen en teamleden. Rollen worden ingevuld door teamleden. En als er een teamlid vertrekt, moet de rol natuurlijk door iemand anders worden opgepakt.
Inventariseer daarom welke skills je nodig hebt en wat je nog mist. Bijvoorbeeld technische SEO-kennis, copywritingvaardigheden of analytisch inzicht. Eerder vertelden we je al hoe je het maximale uit jouw contentteam haalt. Want bij je huidige mensen zit misschien meer talent dan je denkt.
Zo, je weet nu hoe je content governance kunt inzetten voor jouw bedrijf. Maar onthoud goed: de methode is alleen effectief als iedere stakeholder zijn verantwoordelijkheden en taken op elkaar afstemt. En last but not least: het is ook nodig dat iemand eindverantwoordelijk is voor het hele proces.
Joyce Spruit is werkzaam als Digital Content Specialist bij Crossphase. Haar specialisatie bestaat uit copywriting en het begeleiden van internationale contentmigraties, wat ze in de praktijk heeft gebracht bij onder andere VGZ, Accell en Rabobank.