Vijf voorwaarden voor een succesvol sociaal intranet

Voorkom een valse start met deze vijf basisvoorwaarden voor een succesvol intranet

Veel organisaties hebben moeite met het goed omgaan met hun intranet, of dit nu aan de start van een nieuw traject of na lancering van het intranet is. Voorkom een valse start met deze vijf basisvoorwaarden.

Intranet: omdat het moet…

Je kent het vast wel: het traditionele intranet. Hét speeltje van de afdeling communicatie, met het inmiddels allang digitaal verstofte ‘laatste nieuws’ van 7 maanden geleden. Misschien moet je zelfs wel werken met het bejubelde portal van je organisatie waar je – naast dat ‘laatste nieuws’ – ook heel veel handige links vindt naar de 101-systemen die je organisatie lang niet allemaal gebruikt.

Dát intranet dus, dáár moeten we het maar eens over hebben. Want de hiervoor geschetste situatie is voor veel organisaties helaas de realiteit. Intranet omdat het moet, noemen we dat bij Netvlies. En je weet: als iets moet, levert dat meestal niet veel enthousiasme op. Dus worden er nog steeds met veel bombarie intranetten gelanceerd, om vervolgens een stille dood te sterven. Met een veredelde startpagina waarop ook corporate communicatie wordt geplaatst, ga je het nu eenmaal niet redden.

Weg met de hiërarchie, leve de hiërarchie!

Tegelijkertijd neemt de vraag naar efficiëntere communicatie toe. We werken vanuit huis of op flexibele werkplekken binnen en buiten kantoor. En de nieuwe generatie medewerkers wil niets liever dan open communiceren. Maar het gekke is: terwijl we de hiërarchische structuren van ons afschudden, klampen we ons vaak juist vast aan oude, hiërarchische communicatiemiddelen. En dat is link. Want als een bedrijf zich niet aanpast aan de wensen van haar medewerkers, passen de medewerkers het bedrijf aan hun wensen aan. Gevolg: een wildgroei van externe applicaties die men gewend is te gebruiken, maar die niet zijn opgenomen in het ‘IT-landschap’ van de organisatie. Zo is voor niemand nog duidelijk wie waar precies mee bezig is. Niet zo efficiënt dus, ondanks alle goede bedoelingen.

Van ‘intranet omdat het moet’ naar geliefd communicatieplatform

Het klinkt misschien wat utopisch, maar je kunt van het intranet wel degelijk een geliefd centraal communicatieplatform binnen je organisatie maken. Het maakt daarbij niet uit of je 10 of 10.000 medewerkers hebt, de principes zijn hetzelfde.

Hieronder staan vijf belangrijke eisen voor een succesvol intranet. Voldoet je nieuwe pakket of maatwerkapplicatie hier niet aan, dan is de kans groot dat je binnenkort met veel bombarie de volgende digitale vergaarbak van de organisatie lanceert…

#1 Het intranet is relevant

Voorkom dat alle informatie lukraak wordt aangeboden. Toon je iedere gebruiker van het intranet precies dezelfde berichten, dan vergroot je de kans dat ze die berichten – en daarmee het intranet – negeren. Waarom? Eenheidsworst. Gebrek aan relevantie. En dus niet interessant. Een gebruiker dient enkel relevante informatie te zien. En wat relevant is, bepaalt hij of zij zelf.

Bijvoorbeeld door interesses actief aan te geven of door zich aan te sluiten bij de meest relevante groepen op het intranet. Denk maar eens aan een accountmanager die op de hoogte wil blijven van de ontwikkeling op de marketingafdeling, maar ook voorzitter is van de personeelsvereniging. Zo’n medewerker heeft heel andere interesses en informatiebehoeftes dan het hoofd van de financiële administratie die ook deels verantwoordelijk is voor de ICT-infrastructuur.

#2 Het intranet is van en voor iedereen

Vergeet de intranetbeheerder. Want waarom zou je de mogelijkheid inperken om informatie op het intranet te plaatsen? Laat iedereen dat doen! Dat zorgt voor betrokkenheid door eigenaarschap. Door te communiceren in open groepen kan iedereen een bijdrage leveren.

#3 Het intranet is sociaal

Laat gebruikers via het intranet communiceren zoals ze gewend zijn van social media. Bijna iedereen gebruikt tegenwoordig social media als Facebook, Twitter en LinkedIn om in contact te blijven met vrienden, familie en zakelijke relaties. Maar communicatie met collega’s gaat vaak nog via e-mail. Met een social intranet kun je de beste elementen van de social media integreren in het werkproces.

Door eenvoudig berichten, bestanden en video’s te kunnen plaatsen en te kunnen reageren met commentaar en ‘vind-ik-leuks’, stel je gebruikers in staat om op een vertrouwde, snelle manier te communiceren. Deze ogenschijnlijk speelse manier van communiceren zorgt voor efficiëntere interne communicatie, minder gebruik van e-mail in projectcommunicatie en minder vergaderingen.

#4 Het intranet is gekoppeld met je belangrijkste systemen

Zorg dat het intranet geen op zichzelf staand systeem is, maar integreer de belangrijkste systemen en applicaties in het intranet. Zo is de belangrijkste informatie eenvoudig en snel verkrijgbaar. Maak je koppelingen met het bestaande, vertrouwde document management systeem, Outlook of Google Mail en een CRM-systeem als Salesforce, dan zorg je ervoor dat het intranet een centrale rol in het dagelijks werkproces van medewerkers wordt.

#5 Het intranet is overal benaderbaar

Zorg dat het intranet net zo mobiel is als de gebruikers. En niet alleen binnen de muren van het kantoor en op de oude, vertrouwde desktop, maar ook op laptop, tablet en smartphone. Alleen dán sluit het intranet aan op de wensen van de gebruikers.

Wil je hierover meer weten? Op 4 augustus organiseert Netvlies een webinar. Klik hier voor meer informatie.