Waarom ‘waarom’ voor je intranet belangrijk is
Als je bij organisaties rondvraagt of hun intranet een doel heeft, krijg je vaak het antwoord: “Natuurlijk!”. Zo natuurlijk is dit echter niet als je doorvraagt. De meeste organisaties hebben namelijk geen intranetdoelstellingen. En dat is een gemiste kans. Dit artikel gaat daarom over het belang van het beantwoorden van de ‘waarom’-vraag van je intranet.
“Gewoon aan de slag”
Veel organisaties hebben een intranet of digital workplace, maar vinden het lastig om die succesvol in te zetten. Een onsuccesvol intranet is vaak één-op-één gerelateerd aan het feit dat de organisatie geen idee heeft waarom er een intranet is of moet zijn. Als je vraagt wat het doel van het intranet is, dan krijg je vaak de volgende antwoorden:
-
“Nee, dat hebben wij niet (nodig), wij zijn gewoon aan de slag gegaan.”
-
“Goede vraag, daar moeten we nog eens over nadenken.”
-
“Ja, ik heb wel een doel met het intranet, maar of anderen dat doel delen, betwijfel ik.”
-
“Wij van de communicatieafdeling hebben een duidelijk doel, maar de ‘business’ of IT hebben andere doelen”.
Herkenbaar? Of is het bij jullie totaal anders?
Een internationaal probleem
Onderzoek laat hetzelfde beeld zien en onderstreept het belang van het gezamenlijk bepalen van een doel en uitvoeren van een strategie voor je intranet:
-
Zweeds onderzoek naar intranetten laat zien dat maar 36 procent van de organisaties een intranetdoel hebben. De rest heeft een doel, maar niet breed gedeeld of helemaal geen doel.
-
Ook in Finland zie je dat maar 23 procent van de ondervraagden vindt dat het intranet doelgericht is en doelgericht ontwikkeld wordt.
-
En niet alleen in Scandinavië loopt het succes van intranetten stuk op gebrekkige doelstellingen. Onderzoek op intranetgebied van Gartner laat zien dat 80 procent (!) van de ‘social collaboration’-initiatieven mislukt omdat er geen doel gedefinieerd is. (‘Social collaboration’ is een breed begrip waarbinnen (social) intranet en ‘digital workplace’-projecten vallen.)
-
Een onderzoek van MIT Sloan en Deloitte naar de inzet van interne sociale netwerken laat zien het ontbreken van een overkoepelende strategie als de reden wordt genoemd waarom ‘social collaboration’-projecten niet vooruit komen.
Zonder doel dus geen succesvol intranet.
Doel versus strategie
Misschien moet ik even duidelijk maken wat ik bedoel met ‘doel’. En hoe een doel eigenlijk verschilt van een strategie. Want waar sommige organisaties zeggen dat ze een ‘strategie’ hebben, bedoelen ze eigenlijk een ‘doel’ en andersom.
Met een ‘doel’ bedoel ik een gezamenlijk gedragen doelstelling voor je intranet op de lange termijn. Met een ‘strategie’ bedoel ik concrete stappen die je op korte en lange termijn kunt zetten om je intranetdoel te verwezenlijken. Anders gezegd: het doel beantwoordt de ‘waarom’-vraag, de strategie de ‘wat’-vraag. En tactiek en operatie gaan over ‘hoe’.
Hoe het niet moet
Organisaties die zeggen wel een intranetdoel en -strategie te hebben, verstaan daar vaak het volgende onder:
-
Het intranet moet de communicatie verbeteren.
-
Het intranet moet kennisdeling verbeteren.
-
Het intranet moet centraal nieuws aanbieden.
Mijns inziens zijn dit geen goede intranetdoelen of -strategieën. Bij de eerste twee voorbeelden kun je je afvragen waarom je hiervoor een intranet nodig hebt. Communicatie verbeteren kan ook door meer of juist minder email te versturen of meer of anders met elkaar te praten. En hoe meet je het succes van dergelijke doelstellingen? Ze zijn te vaag en beantwoorden de ‘waarom’-vraag niet.
Het derde voorbeeld is geen doel. Het zou een strategische stap kunnen zijn om het doel van het intranet te bereiken. Maar het is eigenlijk meer een functionaliteit van het intranet. Dus ook hier is de vraag weer: waarom is dit nodig? Welke strategische stap hoort hierbij? En hoe relateert dat aan het doel van het intranet?
Genoeg over hoe het niet moet. Maar hoe moet het dan wel? Daarover wil ik een volgend over artikel schrijven. Daarin wil ik duidelijk maken wat de elementen zijn van een goed(e) intranetdoel en -strategie en hoe je het doel en de strategie van je intranet of ‘digital workplace’ bepaalt. Ook wil ik uiteenzetten waarom ik denk dat zo weinig organisaties een intranetdoel en -strategie hebben.
Een vraag voor jou
Wellicht heb je zelf goede ervaringen met het bepalen van een doel en strategie voor je intranet of digital workplace. Ik hoor het graag in de comments.
Verantwoordelijk voor de externe digital kanalen van Teva Pharmaceuticals.
Het doel van ons sociale intranet is:
– de bedrijfsdoelstellingen ondersteunen
– de processen soepeler laten verlopen
strategie:
– van zenden naar interactie en participeren
– medewerkers kunnen hun talenten en kennis delen
– netwerken
– samenwerken met externen (b.v. partners)
Een heel herkenbaar stuk, Samuel! Ik had het er laatst nog over met iemand van een softwarebedrijf dat o.a. intranetten levert. Hij verwees naar de hippe managementgoeroe Simon Sinek die uitgaat van het principe: bedenk eerst ‘why’, dan ‘how’ en dan ‘what’. Zo zou het ook bij de aanschaf van een intranet moeten gaan. Echter: 80 procent van de klanten, aldus de softwareleverancier, begint met het ‘wat’ (“er moet een intranet komen”) en slechts 20 procent met het ‘why’. Het meest succesvol zijn de intranetten die met de laatste vraag beginnen. De andere hebben vaak helaas weinig meerwaarde.
Dank voor jullie reactie, Christine en Alex. Leuk dat je jullie doelen deelt, Christine. Twee vragen voor je: zijn jouw doelen niet strategische stappen? Volgens mij is er een doel(stelling), die je meestal in een zin kan formuleren, dat echt omschrijft waarom jullie een intranet hebben. En als het goed heeft dat inderdaad met jullie bedrijfsdoelstellingen te maken. Een tweede vraag: hoe meten jullie of je deze doelen bereikt hebt?
Inderdaad, Alex, Sinek heeft hier een mooie ’talk’ over gegeven. Dank voor het delen. Het onderstreept waarom ‘waarom’ zo belangrijk is.
Ik ben ook wel benieuwd naar de doelen die organisaties hebben. Wat Samuel zegt over de doelen van Christine kan ik wel volgen. Mijn eerste gedachte bij haar doelen was: ze zijn nogal algemeen geformuleerd. Dat zie je volgens mij wel vaker bij organisaties. Het doel bij een sociaal intranet is vaak ‘delen’, ‘interactie’ etc. Maar waarom wil je dan delen? Welk probleem loop je nu tegenaan en hoezo denk je dat ‘delen’ daar een oplossing voor is? Maak het concreet!
Zo en nu mogen andere mensen reageren. Jongens en meisjes, dames en heren, laat je horen!
Ik ben van mening dat je voordat je überhaupt een intranet project opstart eerst in de eigen organisatie goed en gedegen onderzoek moet doen of er “behoefte” is aan een intranet. Daarbij is onlosmakelijk verbonden dat je hierbij alle (on)mogelijkheden belicht want veruit de meeste werknemers zijn niet bekend met een intranet.(misschien bij vorige werkgever).Naast de geijkte antwoorden om het “waarom” ben ik van mening dat je intranet goed kunt inzetten als een soort identificatie-tool. Wat ik veel hoor is dat werknemers via intranet hun eigen organisatie nog beter leren kennen en ook alle functionaliteiten (nog beter) gaan gebruiken. Dat dit uiteindelijk de organisatie ten goede komt spreekt voor zich. Mijn doel zou zijn: Richt het intranet zodanig in dat alle medewerkers het gevoel krijgen dat ze het zelf hebben gemaakt. Modulair en zelf op maat te maken. Maak er een gebruiksvoorwerp van en zorg dat alle input en onderwerpen uit alle lagen van de organisatie komen.( dus niet alleen van “bovenaf”)
Dank voor de reacties, Dennis en Alex. Eens met je, Alex, een doel(stelling) moet concreet (en meetbaar) zijn. M.i. moet je over een jaar aan beslissers kunnen bewijzen wat dat het intranet doelen (deels) bereikt hebben.
En ook met jouw eens, Dennis. Jouw comment gaat over hoe je tot een doel/doelstelling komt. Ik hoop daar binnenkort meer over te schrijven. Maar jouw insteek deel ik. Samen met de organisatie doen, samen het intranet ontwikkelen.
Goed om te lezen dat er in andere landen ook mee geworsteld wordt.
Het verheffen van de actie (een intranet) tot het doel herken ik heel goed. Om naar bruikbare doelen toe te werken gebruik ik vaak de volgende stappen:
Een organisatie (kan ook non-profit zijn) wil iets bereiken. Dat doel (of doelen) kun je efficienter / effectiever / sneller / met hogere kwaliteit bereiken als we maar:
– wisten wat de ander doet
– direct konden communiceren met anderen
– eenduidig (kunnen) archiveren
– etc
Een intranet kan een oplossing daarvoor bieden, maar veel dingen kun je ook zonder intranet bereiken. Voor sommige beroepen (onderweg in de auto) is het handiger om te bellen dan texten. In veel (productie-) organisaties hebben medewerkers ook maar beperkt of geen toegang tot internet.
Ben benieuwd naar je volgende blogpost Samuel
Gerelateerde artikelen
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!
Marketingfacts. Elke dag vers. Mis niks!