Waarom ‘waarom’ voor je intranet belangrijk is | Deel 2

Zonder doel geen succesvol intranet of ‘digital workplace’. Dat was de conclusie van mijn vorige blogpost over het feit dat veel intranetten doelloos zijn en daarom geen waarde toevoegen aan het werk dat mensen en organisaties doen. Als er al doelstellingen bepaald zijn, dan zijn die vaak vaag (‘kennis delen verbeteren’) of meer functioneel gericht (‘een centrale nieuwsvoorziening’). Maar wat is dan wél een goede doelstelling voor je intranet? En hoe bepaal je zo’n doel? Dit artikel geeft antwoord op deze vragen.

Kenmerken van een goed intranetdoel

Waarom bepaalde (en veelgehoorde) intranetdoelen niet goed zijn kon je ook al lezen in mijn vorige artikel. Intranetdoelen moeten mijns inziens namelijk voldoen aan een viertal kenmerken. Ze moeten:

1. Specifiek en meetbaar zijn;
2. Inspirerend zijn;
3. Ambitieus en gericht zijn op de toekomst én de korte termijn;
4. Koppelen aan de bedrijfsdoelstelling(en) en het werk van medewerkers.

Ik neem de bovenstaande kenmerken hier kort met je door.

Specifiek en meetbaar

Er wordt vaak veel geld besteed aan het ontwerpen en ontwikkelen van een intranet. Maar levert een intranet ook wat op? En kun je aan beslissers laten zien dat het intranet de investering waard is geweest? Zorg er daarom voor dat je intranetdoel specifiek en meetbaar is. Nadat het intranet een jaar ‘live’ is wil je kunnen laten zien aan medewerkers en beslissers dat het intranet ook echt meerwaarde oplevert. Voor de individuele medewerker, maar ook voor de organisatie als geheel.

Inspirerend

Een intranetdoel moet ook enthousiasmeren en inspireren. Het moet een intranet richting geven. Alleen dan gaan mensen achter het intranet staan en willen ze een bijdrage leveren aan het succes van het intranet. Of beter gezegd: aan het bereiken van het intranetdoel.

Ambitieus en gericht zijn op de toekomst én de korte termijn

Een intranetdoel moet ambitieus zijn. Als het doel al bij de oplevering van het intranet bereikt is, dan is het geen goed intranetdoel. Tegelijkertijd moet het intranetdoel deels ook op kortetermijn te behalen zijn. Zo is het duidelijk dat het intranet geen product, maar een proces is. Zo temper je overspannen verwachtingen en neem je mensen mee naar het duurzaam bereiken van het doel van je intranet. Hier kan het helpen om naast een doel ook strategische stappen te definiëren. Welke stappen kunnen we op korte- en lange-termijn zetten om het intranetdoel (deels) te bereiken?

Koppelen aan de bedrijfsdoelstelling(en) en het werk van medewerkers

Een intranet heeft alleen zin als het bijdraagt aan het werk van medewerkers en het doel van de organisatie. Als het intranetdoel daaraan niet gekoppeld is, is er geen reden om een intranet te ontwikkelen. Zorg ervoor dat het intranetdoel aansluit bij de kernprocessen van de organisatie (bijvoorbeeld productontwikkeling, verkoop en/of service). Het helpt hier om de strategie van de organisatie hierbij als uitgangspunt te nemen.

Voorbeelden

Maar hoe ziet zo’n goed intranetdoel er dan uit? Ik geef je hier twee voorbeelden. De eerste is:

Het doel van het intranet is om kantoormedewerkers te verbinden aan medewerkers in het veld om zo de ontwikkeling van producten en diensten met x% per jaar te verbeteren.

Nog een voorbeeld:

Het doel van het intranet is om meer eenheid in de organisatie te faciliteren zodat de klanttevredenheid omhoog gaat en het aantal belletjes naar de klantenservice met x% per jaar omlaag gaat.

Hoe bepalen?

En hoe bepaal je zo’n intranetdoel dan? Het is belangrijk om dit als volgt te doen:

1. Luister goed naar de organisatie
2. Definieer het doel in groepsverband

Veel intranetdoelen worden bepaald in klein comité. Een communicatie- of IT-afdeling gaat bij elkaar zitten en bepaalt voor de organisatie waarom er een intranet moet komen (of waarom het vernieuwd moet worden). Men verbaast zich er dan over dat bij lancering van het intranet vrijwel niemand zit te wachten op het intranet of men snapt niet waarom er een (update van het) intranet moest komen.

Ga daarom de organisatie in. Hoe wordt er gewerkt? Welke tools worden er gebruik? Wat is de structuur en cultuur van de organisatie? Luister vooral naar wat er tussen de regels door wordt gezegd en gebruikt dat om onderdelen van het intranetdoel te verzamelen.

Maar uit die gesprekken haal je ‘slechts’ een lijst met individuele meningen. Het intranet moet een gezamenlijk gedragen doel hebben. Daarom is het samen nadenken over en werken aan dat doel essentieel. Zet mensen van verschillende afdelingen en bedrijfsonderdelen bij elkaar en laat ze samen tot een gedragen intranetdoel komen. Het is niet makkelijk, maar het kan en het is van essentieel belang voor het succes van je intranet.

Werkvormen die je kunt gebruiken om te ‘luisteren’ zijn: interviews, enquêtes en het geven van inspirerende voorbeelden. Werkvormen voor het werken in groepen zijn: workshops, focusgroepen, het schetsen van ‘een dag in het leven van medewerker x’ en ‘why-how laddering’.

Samenvattend

Ik hoop dat je nu goede handvatten hebt om een intranetdoel te bepalen. Wellicht heb je zelf goede ervaringen met het bepalen van een doel en strategie voor je intranet of digital workplace. Ik hoor het graag in de comments.