Weg met de vergadercultuur! Maar hoe dan?

Soms geeft een korte wandeling door een kantoor mij al voldoende inspiratie voor een artikel. Dan weer is het een afspraak waar ik iets interessants hoor. Steeds vaker word ik bovendien getriggerd door vakliteratuur die ik lees op LinkedIn. Maar meestal is het een combinatie van wat ik zie, hoor, lees en meemaak.

Onlangs werd ik bijvoorbeeld geprikkeld door een artikel van Sebastian Thrun, de CEO van Udacity. Hij verbaasde zich over de aanwezigheid van zestien (!) medewerkers bij een vergadering op een prachtige zondagochtend, want hij dacht enkel te hebben afgesproken met de decaan van het instituut waar hij op bezoek was. Nu weet ik niet wat jij op zondagochtend doet, maar ik ben meestal aan het sporten of neem de tijd voor een uitgebreid ontbijt. Zo dacht Sebastian Thrun er ook over, dus deelde hij al die medewerkers vriendelijk en oprecht mee dat ze op deze mooie dag lekker naar hun families konden gaan. Iedereen bleef zitten.

Minder vergaderen gaat niet vanzelf

Misschien is vergaderen op zondagochtend een extreem voorbeeld, maar we maken ons allemaal in meer of mindere mate schuldig aan het in stand houden van deze vergadercultuur. Ik kom bij nogal wat organisaties over de vloer en vaak hebben we het dan over het optimaliseren van de interne efficiency. Niet zelden staat het reduceren van het aantal vergaderingen dan hoog op het wensenlijstje.

Dat alleen al het woord ‘vergaderen’ bij vrijwel iedereen een negatieve connotatie oproept, geeft aan dat we hoognodig iets aan deze ‘cultuur’ moeten doen. En als we onze agenda’s niet langer willen laten domineren door vergaderingen, zullen we daarin zélf de eerste stappen moeten zetten. Hoe? Door bewust na te denken over het nut van een vergadering voordat we deze op de automatische piloot inplannen. Dat betekent niet we informatie niet meer kunnen delen of dat er helemaal geen vergaderingen meer nodig zijn, maar het gaat om de manier waarop we dit doen.

Informatie delen via social intranet

Een beproefd middel om informatie – buiten vergaderingen om – toegankelijk te maken, is een social intranet. Binnen Netvlies gebruiken we sinds 2012 een social intranet voor het delen van een brede waaier aan informatie, variërend van algemene berichten vanuit HR tot specifieke projectinformatie die teamleden met elkaar delen. Het mooie is: iedereen kan bijdragen aan de informatiestroom door zelf een discussie te starten én door op een lopende discussie te reageren. Doordat alle informatie voor de gehele organisatie beschikbaar is, kun je jezelf bovendien snel op de hoogte te stellen als je op een later moment aansluit.

Vier tips om de vergadercultuur te beteugelen

Wil je af van de vergadercultuur in jouw organisatie? Maak dan gebruik van onderstaande vier tips, die je in elke organisatie kunt toepassen:

#1 Verhef kortere bijeenkomsten tot norm

Net zoals Sebastian Thrun ben ook ik ervan overtuigd dat je veel efficiënter vergadert als je er minder tijd voor reserveert. Een vergaderverzoek via Google of Outlook staat standaard ingesteld op een uur, maar is dat écht nodig? Vaak kun je door een goede voorbereiding de belangrijkste zaken prima in een halfuur afhandelen. Indien iedereen vooraf de verwachting op een half uur heeft afgestemd, ga je een stuk efficiënter de vergadering in.

#2 Kom op tijd

Is het je weleens opgevallen dat je vergadering van 11:00 uur vaak pas om 11:05 of zelfs 11:10 echt begint omdat een of meer mensen te laat zijn? Bij Netvlies hebben we de regel ingesteld dat je trakteert wanneer je niet op tijd bent voor een bespreking. En dat werkt verrassend goed!

#3 Minder is meer

Heb je echt altijd je hele projectteam of afdeling nodig? Vast niet! Toch lijkt het wel alsof iedereen altijd overal bij moet zijn. Denk voortaan twee keer wie je uitnodigt. Kun je de onderwerpen van je bespreking splitsen? Initieer dan meerdere korte, relevante afspraken met kleinere groepen.

#4 Vergader flexibel

Sluit jezelf niet constant op in de officiële vergaderruimtes van je organisatie. Bij Silicon Valley-reuzen als Google en Facebook geldt het mantra dat je prima tijdens een koffiepauze of lunch iets met elkaar kunt bespreken. Andere optie: combineer een groepspresentatie met een lunch.

Onderschat FOMO niet

Volg je bovenstaande tips op, dan kan het aantal vergaderuren drastisch afnemen, al zeg ik er eerlijk bij dat het niet meevalt om een hardnekkige cultuur te veranderen. Veel mensen klampen zich namelijk vast aan oude vergadergewoontes vanwege de fear of missing out (FOMO), de welbekende angst om ‘iets’ te missen.

FOMO werkt in twee richtingen. Aan de ene kant nodigt de organisator van een vergadering – uit angst om iemand te passeren – ‘voor de zekerheid’ iedereen maar uit. En aan de andere kant zie je mensen die graag overal aansluiten omdat ze inschatten dat wat er in de bespreking wordt behandeld weleens relevant voor hen zou kunnen zijn.

Gebruik technologie als ondersteunend middel

Om te voorkomen dat FOMO voor een terugval zorgt, is het belangrijk dat iedereen weet wat er in de organisatie speelt. Daarbij kun je op projectniveau bijvoorbeeld denken aan het delen van de laatste ontwerpschetsen voor de nieuwe website, maar het kan ook gaan om een update van het corporate mobiliteitsbeleid. Iedereen mag daar iets van vinden en iedereen kan er belang bij hebben. Maar als iemand slechts een geringe bijdrage zou kunnen leveren, hoeft hij of zij niet per se bij een overleg aan te schuiven. Zonde van de tijd! Dat neemt natuurlijk niet weg dat ieders bijdrage welkom is en moet worden gefaciliteerd. We adviseren onze opdrachtgevers in zo’n geval om de informatie zo transparant mogelijk aan te bieden en laagdrempelige reactiemogelijkheden open te stellen.

Een goed (social) intranet is hiervoor vaak een uitstekende oplossing omdat het je de mogelijkheid biedt om informatie op een andere manier te delen dan via de tijdrovende vergaderingen. Denk hierbij aan onderstaande praktische mogelijkheden.

#1 Online groepen in plaats van overleggen

Zoals hierboven aangegeven kun je de groepen gebruiken om vergaderingen te vervangen. Plaats vragen en updates direct in een groep en voorkom dat je een lange agenda voor een wekelijkse vergadering op hoeft te stellen. Daarnaast krijg je ook sneller antwoord wanneer de relevante groepsleden direct kunnen reageren.

Binnen de groepen kun je naast het stellen van vragen ook documenten delen, eventueel gekoppeld aan externe systemen voor tijdsregistratie of CRM. Op die manier is alle informatie direct inzichtelijk, maar ook te bewerken.

#2 Bundel informatie uit verschillende systemen op een centrale plek

Met een goed social intranet bundel je informatie op de meest relevante plekken. Dat gebeurt met groepen, maar ook met koppelingen naar bestaande software binnen het bedrijf. Het CRM-pakket dat al volledig operationeel is, wordt geïntegreerd, waardoor je altijd de meest relevante informatie direct bij de hand hebt. Denk hierbij aan een salesmeeting waar het niet meer nodig is om alles tijdens een vergadering door te nemen omdat de meest kansrijke accounts reeds op het intranet door alle account managers zijn gedeeld.

#3 Gebruik het social intranet tijdens de vergadering

Natuurlijk ontkom je niet aan vergaderingen, maar technologie kan wel goed helpen in het efficiënter maken van deze momenten. Naast de voorbereidingen van hierboven helpt het om de notulen direct op het intranet uit te werken tijdens de vergadering, actiepunten te definiëren en toe te wijzen en eventuele onduidelijkheden over afspraken op te zoeken in de relevante groepen. Hierbij helpt een goede zoekfunctionaliteit binnen je intranet.

De ervaring heeft ons inmiddels geleerd dat de behoefte en de noodzaak om fysiek te vergaderen fors afnemen als medewerkers snel en simpel relevante informatie kunnen delen. Waar bij ons voorheen een heel projectteam zich in een ruimte terugtrok om bijvoorbeeld het laatste ontwerpvoorstel voor een website door te nemen, zien we nu dat zo’n ontwerpvoorstel binnen het team op het intranet wordt gedeeld. En als er daarna toch nog iets moet worden besproken, houden we ons daarbij aan de eerdergenoemde tips.

Ik ben benieuwd hoe jouw organisatie omgaat met de vergadercultuur. Heb je zelf nog tips om de vergadercultuur te doorbreken? Laat je reactie hieronder achter!