Word je gek van al die communicatietools? Dit kun je eraan doen

Al die communicatietools waren we inmiddels mee werken vragen om onze aandacht. Het lijkt soms wel op een stevig potje simultaan schaken, met tegelijkertijd meerdere real-time conversaties in verschillende Slack-channels, Teams-chats, Webex-chats, WhatsApp, e-mail, et cetera. Al die interactie begint zijn tol te eisen. Dus maak een keuze.

Het is eigenlijk verbazingwekkend hoe veel verschillende communicatietools we dagelijks tijdens ons werk gebruiken. Zelf kom ik uit op acht tools waar ik voortdurend tussen schakel: e-mail, telefoon, WhatsApp, Slack, Teams, Zoom, Twitter en LinkedIn. Daar komen dan nog je productiviteitstools bij, in mijn geval Office 365, Sharepoint, Google Docs, Evernote en Dropbox. Reden is dat onze klanten daarom vragen. Het ene bedrijf doet alles via e-mail (met eindeloze CC: berichtenstromen), het andere bedrijf gebruikt Slack en weer een ander vindt WhatsApp wel makkelijk.

Gevoel van digitale overbelasting

In een recente survey zegt 75 procent van de respondenten dat thuiswerken hun gevoel van digitale overbelasting heeft vergroot, door de continue stroom berichten, e-mails en videovergaderingen. Daar komt bij dat sommige tools op de laptop draaien, terwijl andere vooral op de telefoon zitten. Dus je moet niet alleen schakelen tussen verschillende tools, maar ook tussen verschillende apparaten!

De huidige ‘onderdeduim’ tv-reclame van Ben, waarin een dame gek wordt van alle berichtennotificaties op haar telefoon, slaat dan ook de spijker op zijn kop. Ik kan me voorstellen dat dit alles tot stress kan leiden. Want stel je voor dat je een belangrijk bericht mist omdat je even een van de meldingen op al die kanalen niet hebt gezien. Zelf merk ik dat ook af en toe, terwijl ik toch echt een onvervalste computernerd ben en al bijna 40 jaar een groot deel van mijn tijd voor allerlei computerschermen doorbreng.

Kies de juiste communicatietool

Het is een dilemma. Aan de ene kant heb je al deze middelen tegenwoordig nodig om je dagelijkse werk te kunnen doen. En als PR-bureau met verschillende klanten die gestandaardiseerd zijn op verschillende tools, heb je weinig keuze dan daar ook gebruik van te maken. Maar hoewel je niet alles kan controleren, is het wel een goed idee om – waar mogelijk – een bewuste keuze te maken voor de tools die het best geschikt zijn voor de verschillende vormen van communicatie en de te verwachten reactietijd:

• Chat/messaging – handig voor snelle, korte vragen of om even kort iets af te stemmen. Hierbij ga je er vanuit dat je binnen een paar seconden of enkele minuten antwoord krijgt;
• E-mail – als er meer informatie wordt uitgewisseld dan een paar woorden of zinnen, is e-mail handiger. Het is ook vaak makkelijker om documenten of links door te sturen (hoewel dat intussen ook steeds meer mogelijk is in messaging apps). Bij e-mail is het venster voor antwoorden veel ruimer, van minuten tot enkele dagen;
• Collaboration tools (bijvoorbeeld Slack) – deze zijn handig om met mensen samen te werken, zowel met eigen collega’s als met externe mensen, zoals klanten of partners. Ze bieden niet alleen de mogelijkheid om documenten te delen, maar ook om daar tegelijkertijd samen aan te werken. Hier varieert de reactietijd over het algemeen tussen seconden/minuten/uren.
• Telefoon en videocalls – handig voor ‘echte’ gesprekken en overleg met meerdere mensen, voor brainstormen, et cetera. Hiermee krijg je veel meer ‘non-verbale’ communicatie mee, zoals toon, emoties en lichaamshouding (deze laatste alleen bij videocalls). Dit is real-time communicatie, dus je krijgt direct antwoord/feedback.

Stoppen met e-mail?

Een radicalere oplossing is om helemaal te stoppen met bepaalde vormen van communicatie, zoals e-mail. Voor een bedrijf als MCS PR is dat geen optie omdat veel klanten nog steeds primair via e-mail communiceren. Maar in andere gevallen valt daar zeker over te denken. Zeker nu collaboration tools zoals Teams, Webex of Slack eigenlijk min of meer dezelfde mogelijkheden bieden.

Een groot voordeel (en tegelijkertijd een groot nadeel!) van e-mail is dat in principe iedereen – zowel binnen als buiten de eigen organisatie je een mailbericht kan sturen. Bij de collaboration tools moet je vaak eerst uitgenodigd worden of toegevoegd worden aan de juiste kanalen. Maar afstappen van e-mail is nog niet zo eenvoudig, zoals Jette Pellemans onlangs ook beschreef in haar essay ‘E-mail slurpt de aandacht en leidt af – maar kunnen we ook zonder?’ in NRC. Zij beschrijft daarin ook een aantal oplossingen die e-mail weer beter beheersbaar zouden kunnen maken, zoals virtuele mailboxassistenten.

Het verdelen van je aandacht blijft een uitdaging

Al met al lijkt het er op dat we er gewoon aan zullen moeten wennen om al die verschillende tools en kanalen op een goede manier te gebruiken zonder ervan in de stress te raken. Natuurlijk wordt het makkelijker naarmate je ze langer gebruikt, maar het verdelen van je aandacht blijft een uitdaging. Misschien ligt voor sommige mensen een oplossing in het instellen van tijdblokken voor bijvoorbeeld e-mail. Daarbij laat je je collega’s en contacten weten dat je je e-mail op gezette tijden leest, bijvoorbeeld drie of vier vaste momenten per dag. Mochten ze sneller antwoord nodig hebben, kunnen ze bellen of een chatbericht sturen. Maar het kan natuurlijk ook andersom: op bepaalde tijden juist geen chatberichten of telefoon. Het hangt natuurlijk af van de organisatie waar je werkt, maar het is het overwegen waard.

Je kunt ervoor kiezen om alle notificaties en meldingen uit te zetten

Natuurlijk is er nog een manier om de aandachtstress door meldingen te verminderen. Je zou er bewust voor kunnen kiezen om alle notificaties en meldingen uit te zetten. Dat vermindert de druk om meteen te reageren. Jij kiest dan zelf wanneer je reageert. Het is wel zo handig om collega’s en belangrijke contactpersonen daarvan op de hoogte te stellen, zodat ze weten waar ze op kunnen rekenen.