Zo bepaal je de grootte en complexiteit van je interne verandertraject

Zes ‘change-indicatoren’ die je daarbij kunnen helpen

We zien momenteel allemaal hoe ongelofelijk moeilijk effectief communiceren is. De urgentie om ons gedrag te veranderen is vanwege de covid-19 epidemie extreem hoog. We hebben ook te maken met een brede doelgroep waarbij iedereen anders met informatie om gaat. Denk hierbij aan ouderen, mindervalide personen en jongeren. Het realiseren van een gewenst gedrag blijkt ontzettend moeilijk te zijn. In dit artikel wil ik een aantal praktische handvatten geven zodat je de complexiteit en grootte van jouw interne verandertraject kunt inschatten.

Dagelijks ben ik bezig met interne communicatie bij grote verandertrajecten. Denk bijvoorbeeld aan digitale transformatie of een wereldwijde software-implementatie. De sleutelfactor om dit tot een succes te maken is een doordacht intern communicatieplan. In feite is dit niet zoveel anders dan de huidige maatschappelijke situatie waarin we ons vanwege covid-19 bevinden. Centrale vraag is continu: wat is de huidige situatie (houding ten opzichte van de transformatie) en wat is de gewenste situatie (naar welk gedrag moet de medewerker uiteindelijk toe)? En onthoud: wanneer er meerdere doelgroepen zijn, kan dit voor iedereen verschillend zijn.

De ‘change-indicatoren’

Om inzicht te krijgen in de complexiteit en grootte van het verandertraject in jouw organisatie zet ik hier een aantal praktische handvatten voor je op een rij. Wij noemen dit de ‘change-indicatoren’. Zie onderstaande indicatoren als een soort checklist. Door deze change-indicatoren te categoriseren kun je eenvoudig en vrij snel een overzicht maken waarin je de complexiteit van de verandering afzet tegen je interne doelgroep(en).

Indicator 1: Impact op de gehele organisatie

Stel jezelf de vraag: in hoeverre is de verandering cruciaal voor de gehele organisatie? Bekijk dit vanuit een (reëel) strategisch oogpunt. Natuurlijk is jouw project vanuit jouw oogpunt/ werkveld cruciaal, maar geldt dit ook organisatiebreed? Kom je er niet uit? Stel jezelf de hulpvraag: als ik niets communiceer, als er niets verandert, wat gebeurt er dan?

Indicator 2: Complexiteit van het onderwerp

Hoe complex is het onderwerp voor jouw medewerkers om te begrijpen? Is het onderwerp bijvoorbeeld extreem ingewikkeld? Dan is een andere communicatie-aanpak vereist dan wanneer het onderwerp voor jouw doelgroep vrij eenvoudig is. Denk bijvoorbeeld aan een gehele software-implementatie ten opzichte van het gebruik van een nieuw koffieapparaat.

Een nieuwe software-implementatie vereist een andere communicatie-aanpak dan het gebruik van een nieuw koffieapparaat

Indicator 3: Houding van je doelgroep(en)

Hoe staan je medewerkers op dit moment tegenover de verandering? Met andere woorden: wat is de houding en de motivatie van de doelgroep ten opzichte van de aankomende verandering? Is men bereid deze verandering te omarmen? Het verschilt nogal als je te maken hebt met mensen met een positieve houding of medewerkers die veel weerstand tonen. Door dit in kaart te brengen krijg je inzicht in de benodigde intensiteit van de communicatie.

Indicator 4: Adoptieniveau bepalen

Op welk niveau moet(en) de doelgroep(en) uiteindelijk werken met de informatie? Hoeven zij zich enkel bewust te zijn van de informatie/verandering? Of wil je dat ze dit gaan toepassen? Wellicht is er zelfs een groep waarvan je verwacht dat ze de verkregen informatie analyseren en evalueren. Door dit in kaart te brengen krijg je een overzicht van de diepgang die elke doelgroep nodig heeft wanneer je informatie gaat verstrekken.

Indicator 5: Frequentie van gebruik

Het is belangrijk te weten hoe vaak de informatie wordt gebruikt. Met welk doel wordt er gecommuniceerd. Denk bijvoorbeeld aan: is de informatie puur ter kennisgeving en wordt deze nauwelijks gebruikt? Of verwacht je dat iemand hier frequent of zelfs dagelijks mee aan de slag gaat? Door dit in kaart te brengen krijg je meer inzicht in het belang van de communicatie naar de doelgroep(en).

Indicator 6: Kennisniveau bepalen

Het laatste, niet geheel onbelangrijke, punt: hoeveel moet er uiteindelijk worden uitgelegd? Even terug naar het voorbeeld van een wereldwijde software-implementatie: is het een geheel nieuwe software-uitrol? Dan behoeft het een volledige uitleg, vanaf scratch. Is het alleen een uitbreiding van een bestaande software? Dan hoef je waarschijnlijk minder uit te leggen.

Creëer een overzicht met jouw doelstellingen

Bovenstaande change-indicatoren kun je dus gebruiken om jouw verandering te categoriseren. Realiseer je hierbij dat je jouw interne doelgroep niet kunt zien als homogene groep. Het is, net als bij externe communicatie, onmogelijk om één generieke boodschap breed te verspreiden en hiermee succesvol je verander doel mee te bereiken.

Het is, net als bij externe communicatie, onmogelijk om één generieke boodschap breed te verspreiden

Concreet adviseer ik om jouw verschillende doelgroepen in kaart te brengen en de change-indicatoren 2 t/m 6 op iedere groep toe te passen. Naar wie ga je communiceren en met welk doel? Hoe zit deze groep in de wedstrijd?

De conclusie is dat een intern verandertraject, zoals een nieuwe strategie of software-implementatie, gelijk staat aan gedragsverandering. Door langs de change-indicatoren te lopen, krijg je een indruk van de complexiteit van je verandertraject. Wat is de huidige situatie en wat is de bestemming, hetgeen wat ertussen zit is je gedragsverandering.