Zo maak je met Scrum van jouw projecten (wél) een succes

Maandenlang had je met je collega’s aan een adviesrapport of communicatieplan gewerkt. Maar toen jullie klaar waren, bleek het advies of plan achterhaald te zijn, onvoldoende draagvlak binnen de organisatie te krijgen of door de omvang ervan inmiddels budgettair niet meer te realiseren.

Wil je die frustratie niet nóg eens meemaken? Misschien moet je dan eens kritisch nadenken over jullie projectaanpak. Ik ben er namelijk van overtuigd dat sommige onderdelen uit de Scrum-projectmethodiek je zeker kunnen helpen. Daarom zet ik de vijf basisregels voor scrummen hier voor je uiteen.

#1 Verzamel je wensen en realiseer ze op basis van prioriteit

Begin met het belangrijkste projectonderdeel. Dat klinkt logisch, maar toch wordt vaak alleen aan het (zo compleet mogelijke) eindproduct gedacht. En dát zorgt ervoor dat er veel tijd (én geld!) verloren gaat aan onderdelen die later nooit gebruikt of opgepakt worden omdat ze achteraf niet belangrijk blijken te zijn. Om dit te voorkomen, moet je werken op basis van prioriteit.

Bij Scrum maak je daarom een backlog, een lijst met wensen binnen je project. Geen idee is daarbij te gek. Die wensenlijst zelf is trouwens meestal niet het probleem, in tegenstelling tot het feit dat al die wensen moeten worden opgepakt. Daarom is het belangrijk dat het team of de product owner (lees: de eindverantwoordelijke van het project of product) aan elke wens een unieke prioriteit toekent. Pas dan kun je op volgorde van prioriteit aan de slag met het oppakken van de wensen (in Scrum-jargon: user stories). Prioriteren heeft twee grote voordelen: achteraf kan nooit blijken dat er een cruciaal aspect aan je eindproduct ontbreekt én je verspilt geen tijd en geld aan triviale onderdelen.

#2 Werk in deelopleveringen en ‘sprint’ naar succes

Als je in één ruk naar een eindproduct werkt, is de deadline vaak ver weg. Je weet niet goed waar je moet beginnen en uitstellen is makkelijk. Want hé, het hoeft toch pas over een half jaar klaar te zijn. En dan heb ik het nog niet de over motivatieproblemen die je ervaart als je pas achteraf – na een half jaar hard werken – feedback op je werk krijgt. Kortom: hoog tijd voor een andere aanpak.

Bij Scrum werk je met deelopleveringen, sprints genoemd. Je levert dus in sprints van twee à drie weken steeds een deelproduct op. Dit is feitelijk een onderdeel van je eindproduct dat je los kunt presenteren aan je stakeholders, zoals de directie, je leidinggevende, je collega’s en eindgebruikers (zie ook #4)

#3 Start de dag met een stand-up

Het klinkt misschien een beetje kinderachtig, maar het werkt zoveel efficiënter: ga elke ochtend (bij parttime projecten: 1 à 2 keer per week) met alle teamleden in een kring staan (niet zitten!) en geef één voor één antwoord op de volgende vragen:

1. Wat heb je sinds de laatste stand-up gedaan?
2. Wat ga je tot de volgende stand-up doen?
3. Tegen welke knelpunten loop je aan en/of welke knelpunten voorzie je?

Hierdoor weten alle teamleden van dag tot dag precies waar iedereen mee bezig is en wie waar tegenaan loopt. Zo kun je elkaar helpen, weet je wie je zelf moet hebben bij problemen en voorkom je dubbel werk. Kan zo’n stand-up ook zittend? Ja, dat kan. Maar het is bewezen dat je staand veel effectiever communiceert, want staan is een veel actievere houding dan zitten. In de stand-up is bovendien geen ruimte voor discussies of gesprekken, die bewaar je maar voor daarna. Zo duurt een stand-up doorgaans niet langer dan vijf à tien minuten en hoeft niemand te vrezen voor verzuurde bovenbenen en stijve kuiten.

#4 Voorkom verrassingen: houd je stakeholders betrokken

Naast motivatie en overzicht brengt het werken aan deelproducten nog een ander voordeel: je kunt steeds tussentijds de resultaten aan de stakeholders presenteren tijden een demo. Hoe vaker en vroeger je de stakeholders erbij betrekt, hoe kleiner de kans dat je project niet matcht met hun wensen. Bovendien:

• Creëer je betrokkenheid – en dus draagvlak – binnen de organisatie.
• Kun je op tijd bijsturen wanneer stakeholders andere verwachtingen hebben.
• Krijg je feedback die je tijdens vervolgsprints kunt verwerken: zet wél alle aanvullende wensen op de backlog en ken er een unieke prioriteit aan toe.

#5 Evalueer continu, dat maakt je sterker

Als je niet weet wat je verkeerd doet, kun je niets verbeteren. En als je van niemand hoort wat je goed doet, verlies je je motivatie. Geeft een teamlid je positieve feedback, dan ben je eerder geneigd om iets te doen met de verbeterpunten die hij of zij aandraagt. Kortom: evalueren is leerzaam, maar ook cruciaal voor een goede werksfeer. Evalueren kan bovendien heel simpel zijn! Bij Netvlies houden Scrum-team evaluaties (retrospectives in scrum-jargon) die slechts 15 tot 20 minuten duren. De belangrijkste spelregel: zorg voor structuur.

Zo ziet een retrospective eruit in een notendop:

1. Ga met je team in een (vergader)ruimte zitten;
2. Geef elk teamlid een stapeltje groene, een stapeltje roze post-its en een stift;
3. Zet een timer op 5 minuten, laat ieder teamlid op de groene post-its schrijven wat hij of zij vindt dat er de afgelopen weken goed is gegaan en op de roze post-its wat er de komende weken beter kan;
4. Laat de teamleden één voor één hun post-its op een bord plakken en toelichten.

Herhaal je dit om de paar weken, dan weet je precies wat je aan elkaar hebt en wat er beter kan, maar vooral ook wat er goed gaat. En dát is een lekkere boost voor de motivatie!

Bonustip: pak aan het eind van de evaluatie ook de vorige evaluatie er nog eens bij en kijk of de verbeterpunten van de vorige keer terugkomen of nu juist goed gaan.