Lerende mens en machine: digital workplace in 2018

De wereld verandert en jouw organisatie moet mee. Een manier om organisaties wendbaarder en future-proof te maken, is het creëren van een digital workplace. Een plek waar medewerkers elkaar ontmoeten, van elkaar leren en tegelijkertijd hun werk doen. Wat valt er te leren over de digital workplace anno 2018?

Eerder deze maand werd de digitale werkplek van A tot Z besproken tijdens het Digital Workspace Event van Frankwachting en Mixit. Ben je er niet bij geweest of wil je nog even de belangrijkste learnings op een rij? In deze blog doe ik verslag van enkele keynotes en kennissessies die jou verder op weg helpen met de digital workspace in jouw organisatie.

Digital connected workplace

Eén ding is zeker: de digitale werkplek draait om de mens. In iedere sessie die ik bezoek wordt het belang van de medewerker belicht. Of het nu gaat over behavioral design, het gebruik van AI en chatbots, data-analyse of talentmanagement: mensen maken of breken het succes van een digital workplace. De term wordt dan ook terecht uitgebreid door Peter Staal, online consultant bij Bind, naar de digital connected workplace. De connectie komt voort uit menselijke interactie en dus gaat een digital workspace verder dan alleen een virtuele werkplek.

Vloeibaar organiseren

Om interactie te kunnen faciliteren, moeten organisaties op een andere manier gaan organiseren. Christian Kromme, auteur en specialist op het gebied van disruptieve innovatie, geeft in zijn keynote een verrassende kijk op zaken. Volgens hem is het namelijk zo dat technologie evolueert zoals ook menselijke cellen evolueren. Meer weten? In deze video wordt het onderwerp van 9:47 tot 19:08 besproken.

Voortvloeiend uit deze theorie komt ook zijn visie op de digitale werkplek van de toekomst naar voren:

“Er komen steeds meer community’s die samen werken aan het oplossen van een probleem. Die mensen worden gedreven door passie, niet door geld. Door slimme technologieën werken zij wereldwijd samen zonder fysiek bij elkaar te zijn, maar dat wel zo ervaren. Veel bedrijfsculturen zijn nu nog heel anders opgebouwd. Een organisatie moet zich daarom als water gaan organiseren. Flexibeler en transparanter gaan communiceren.

Zo moet de werkplek van de toekomst er ook uitzien: geen gebouwen meer van beton en geen hiërarchische lagen. Juist een structuur waar teams autonoom met elkaar samenwerken, die gefaciliteerd worden door technologie, en waar iedereen als individu en als team autonome beslissingen kan maken. Beslissingen die niet meer worden geredigeerd door een CEO. Iedereen kan zijn eigen intelligentie en kennis inzetten. We moeten naar een plek waar samenwerken zich gemakkelijk in allerlei vormen kan gieten.”

Talentmanagement door De Friesland

Een voorbeeld van een moderne manier van organiseren vind je bij zorgverzekeraar De Friesland. Binnen De Friesland wordt er ingezet op talentmanagement, zodat de organisatie flexibel en wendbaar kan opereren. Vanuit die visie is de verantwoordelijkheid en besluitvorming belegd in zelforganiserende teams. Hun social platform Frits wordt volop ingezet om kennis inzichtelijk te maken en managen. Door medewerkers te verbinden, kunnen zij hun talenten overstijgend inzetten. Dit helpt niet alleen de organisatie vooruit, maar draagt ook bij aan het werkplezier. Om dit voor elkaar te krijgen maken zij gebruik van de ‘Kennisconnector’.

Ryanne Meijer en Mandy von Schükkmann van De Friesland over de toegevoegde waarde van de Kennisconnector.

• Kennis in de organisatie wordt transparant(er) en vindbaar(der);
• Medewerkers kunnen hun toegevoegde waarde laten zien in het werk of daarbuiten;
• Het wordt gemakkelijker de juiste collega te vinden, bijvoorbeeld als je hulp nodig hebt bij een bepaalde taak of project of bij het invullen van een vacature. Ook kan het gebruikt worden als input bij ontwikkelgesprekken;
• Niet alleen kennis, maar ook vaardigheden, competenties en hobby’s zijn inzichtelijk en daardoor leer je je collega’s nog beter kennen;
• Je kunt anderen anoniem en objectief complimenteren door te ‘refereren’ (positieve feedback).

De Kennisconnector draagt dus bij aan talentmanagement, resultaatgerichtheid en feedbackcultuur. Bovendien is het voor en door medewerkers. Over vloeibaar gesproken!

Meer werkplezier

Ook door het toevoegen van spelelementen of artificial intelligence wordt werken (uiteraard) moderner, flexibeler en bovendien leuker. Hier enkele voorbeelden.

Gamification

Een spelelement (game) toevoegen aan je social intranet kan een werkproces succesvoller en letterlijk leuker maken, aldus Tim Murck van Flavour. Een proces heeft namelijk dezelfde elementen als een spel: regels, rollen en resultaten. Als je wil dat een proces verbetert, begin dan bij het aanpassen van de (spel)regels. En beloon de uitkomsten.

Als je een spelelement wil toevoegen kijk dan goed naar een proces dat niet lekker loopt en verander een deel van dat proces. Je wil bijvoorbeeld dat iedereen een bijdrage levert op het social intranet. Dat zal niet gaan gebeuren. Beloon dus juist de personen die wel content aanleveren. Zij zullen uiteindelijk anderen kunnen inspireren om ook actief te gaan delen.

Wil je dat organisatienieuws beter wordt gelezen? Bekijk dan eerst waar medewerkers behoefte aan hebben. Ze willen misschien juist wel inspraak in beslissingsprocessen. Maak er een quiz van of een stelling (goed/fout). Welk antwoord er ook wordt gegeven, er wordt altijd even gelezen waarom je het goed of fout hebt. Organiseer naderhand offline discussies. Zo betrek je mensen bij de organisatie en zorg je dat informatie wordt gelezen. Een win/win-situatie dus.

Of zoek je een nieuwe medewerker? Door een kandidaat een spel te laten spelen, leer je het karakter kennen van die persoon. Niet alleen de hard-, maar juist de softkills worden getest. Op die manier kan je in gesprek gaan met mogelijk interessante kandidaten en heb je een heel ander profiel van hen dan wanneer je ze gewoon op gesprek had gehad.

Artificial Intelligence en bots

Door het inzetten van AI en bots kun je vervelende taken zoals notuleren of opzoeken van informatie eenvoudiger maken of zelfs helemaal automatiseren. Volgens Remco Bakker, consultant digital workplace en social business bij Mixit, ontbreekt het op dit moment aan de creatieve ideeën binnen organisaties om AI in te zetten. Maar na het lezen van zijn blog heb je ideeën te over, kan ik je beloven. Het is wel zo dat veel mogelijkheden alleen in het Engels beschikbaar zijn. Dat bemoeilijkt de boel natuurlijk een beetje, maar je kan ook leren van die apps en dat dan zelf implementeren.

Wat kan je zoal doen?

1. Nooit meer notuleren: maak kennis met Eva. Eva is de virtuele deelnemer aan je vergadering, brainstorm of presentatie. Vertel haar de actiepunten of taakverdeling, zij notuleert. Mocht je terug willen lezen wat er precies is gezegd, alles wordt genoteerd.
2. Een transcriptie of ondertiteling van video: soms moet je informatie halen uit een video. Nu luister je aandachtig en probeer je zo goed mogelijk mee te schrijven. Tijdrovend klusje. Maar niet meer: deepgram.com regelt het voor je.
3. Het doorzoeken van je content gaat vele malen makkelijker als het getagd is. Maar wie doet dat nu? Boring. Google heeft de oplossing: Cloud Vision API. Je uploadt een foto, en de software herkent zaken als emoties, kleuren en plekken. Dat zijn direct je tags.
4. Het reviewen van een geheimhoudingscontract, het kan. Juriblox bv gebruikt NDA Lynn om te kijken of een contract niet of wel acceptabel of twijfelachtig is. Dit advies is gebaseerd op een databank van kennis die is gestructureerd tot een kunstmatige intelligentie.
5. Vind altijd alle informatie die je zoekt door een bot. Je vraagt ‘Ik zoek meer informatie over urenregistratie’ en je krijgt als reactie: ‘Gevonden. Het document urenregistreren.docx staat in de map ‘Hoe voer ik mijn werk uit’.’ Via butter.ai zijn al je werkapplicaties doorzoekbaar.

Gedragsverandering

Leuk al die mogelijkheden, maar hoe krijg je gebruikers zo ver dat ze die functionaliteiten ook echt gaan gebruiken? Naast een verandering in de bedrijfscultuur zal er ook gedragsverandering moeten plaatsvinden. Hoe dan? Behavioral designer Anette Hedegaard en data-analisten Anne-Roos Bakker en Jasper Roosdorp weten raad.

Behavioral design

De inzet van behavioral design zorgt ervoor dat gedrag wordt beïnvloed. En dat is nu net wat veel organisaties graag willen bewerkstelligen: gedragsverandering. Anette Hedegaard, senior Behavioral Design bij Krukow, vertelt waarom het zo effectief is:

“Ons brein bestaat uit een reflectief en automatisch systeem. Vanuit het reflectieve systeem zijn we in staat om kennis te vergaren en analyseren. Het gebruik van dit systeem kost energie. Dit gebeurt daarom ook maar 10 procent van de tijd, 90 procent van onze tijd reageren we automatisch. Dus bij het maken van keuzes zijn we niet gedreven door kennis, maar door de automatische piloot. Zwaai je rechterbeen maar eens van voor naar achter. (Echt doen!) Makkelijk toch? En maak nu met je rechterhand een 6 in de lucht. Wat gebeurt er met dat been? Je hebt al van jongs af aan geleerd om een 6 te maken, dat gaat automatisch. Maar dat been, oeps! Als je automatisch gedrag combineert met reflectief gedrag raakt het verstoord. We zijn zo ontworpen dat we terugvallen in automatisch gedrag. Behavioral design gaat erom die automatismen te ontwerpen en menselijke fouten te voorspellen.”

Een praktijkvoorbeeld. Binnen Deense ziekenhuizen werden veel infecties geconstateerd. De oorzaak daarvan bleek te liggen bij de slechte uitvoering van de hygiëne protocollen. Door een behavioral design-sausje aan de werkplek toe te voegen steeg het percentage van de correct uitgevoerde procedures maar liefst met 43 procent.

In de video van de presentatie passeren meer praktijkcases de revue.

Data-analyse van digital workplace

De inzichten die je verkrijgt door het analyseren van data kunnen je ook helpen bij gedragsverandering. Data-analisten Anne-Roos Bakker en Jasper Roosdorp van Embrace vertellen welke data-analyses je op je digital workplace kan uitvoeren.

Sterke netwerken

Een succesvolle digital workplace staat of valt met netwerken of community’s. Die netwerken ontstaan of zijn al in de organisatie aanwezig. Hoe maak je nu inzichtelijk welke netwerken er binnen je organisatie zijn? Het organogram wordt er al gauw bij gepakt, maar dat is de structuur, niet het netwerk.

Een social graph kan inzicht geven in welke personen key-verbinders zijn in de organisatie, welke afdelingen met elkaar samenwerken en hoe een afdeling onderling met elkaar samenwerkt. Ook uit offline communicatie kan je een social graph maken. Dan kun je later zien hoe dat zich op het platform ontwikkelt. Uit die data kan je waardevolle inzichten halen die je weer kan inzetten bij de vorming van de digital workplace.

Tip: netwerken groeien door ook niet-werkgerelateerde onderwerpen te bespreken.

Kennis delen

Binnen organisaties bevinden zich veel ideeën die de organisatie vooruit kunnen helpen. Maar lang niet alle ideeën worden gedeeld. De barrières:

• Tijdgebrek en werkdruk: er is geen tijd binnen de functie om ideeën waar te maken, er wordt geen tijd voor vrijgemaakt vanuit organisatie of er is überhaupt geen tijd om een idee te delen.
• Andere prioriteiten: een goed idee dat op een bepaald moment niet belangrijk genoeg is voor een ander weerhoudt de medewerker van delen.
• Persoonlijke onzekerheid: medewerkers twijfelen aan de kwaliteit of originaliteit van het idee en zijn bang niet betrokken over te komen als het idee al eerder is geopperd.
• Gebrek aan doortastendheid van anderen: het idee wordt enthousiast ontvangen maar verder niet opgevolgd. Daardoor deelt een medewerker vervolgens geen idee meer.

Door in te spelen op deze barrières en deze zelfs te doorbreken, kun je kennisdeling stimuleren in jouw organisatie.

Vijf stappen om tot gedragsverandering door behavioral desisgn te komen.

Wat je geleerd moet hebben

Denk buiten gebaande kaders en leer van andere organisaties, initiatieven en applicaties. Jat gerust goede ideeën die werken, maar vergeet niet te testen. Misschien is jouw organisatie net anders, dus bepaal vooraf wat je wil bereiken en meet of je resultaten boekt. Houd er rekening mee dat mensen die werken vanuit hun passie, betrokken en gedreven medewerkers zijn die de interactie met elkaar aangaan. Interactie die bepalend is voor het succes van de digital workplace.

Nog meer leren? Ik ben helaas niet bij alle sessies aanwezig geweest en heb niet alles kunnen belichten. Alle presentaties zijn hier te vinden. Veel plezier!